Kan ik mijn sigarencollectie beter bijhouden in een app of gewoon in een spreadsheet?
Een spreadsheet werkt prima voor een lopende telling van wat er in de humidor ligt, en het wint het van een app die je binnen een maand laat liggen. Het schiet tekort op drie punten: een sigaar identificeren zonder alles zelf in te tikken, smaaknotities door de tijd heen vergelijkbaar houden in plaats van als losse tekst, en zoeken zodra het blad lang wordt.
Waar is een spreadsheet eigenlijk goed in?
Een spreadsheet is om een simpele, eerlijke reden het juiste gereedschap: je weet al hoe het werkt, en over tien jaar gaat het bestand nog steeds open. Geen account aanmaken, geen app om bij te werken, geen bedrijf dat kan omvallen en jouw regels meeneemt. Eén bestand, een handvol kolommen, aantal, dekblad, formaat, aankoopdatum, en je houdt een humidor bij.
Het is ook echt snel voor de ene taak waar het voor gemaakt is: een aantal toevoegen. Geef iemand een kistje van tien en het enige wat vastgelegd moet worden is "tien van deze, gekocht op deze datum", en één regel typen kost minder tijd dan een app openen, de juiste catalogusvermelding zoeken en een match bevestigen. Voor een kleine, stabiele collectie waarbij het aantal belangrijker is dan het verhaal achter elke sigaar is een spreadsheet geen compromis. Het is het juiste gereedschap.
Waar begint een spreadsheet vast te lopen?
Op drie plekken, en ze duiken in een vaste volgorde op.
De eerste is de invoer zelf. Een spreadsheet heeft geen idee wat een dekbladkleur, een vitola-naam of een sterktebeoordeling eigenlijk is; het weet alleen dat je tekens in een cel hebt getypt. Elk veld komt op jou neer, telkens opnieuw opgezocht en met de hand ingetikt, voor elke sigaar. Voor tien regels is dat prima. Rond regel vijftig wordt het saai, en foutgevoelig werd het al veel eerder, want niets weerhoudt je ervan om in de ene regel "Maduro" te schrijven en in de andere "maduro", om ze drie maanden later als verschillende waarden behandeld te zien wanneer je op dekblad wilt filteren. Hoe nauwkeurig is AI-herkenning van sigaren, en waarom zitten foto-ID-scanners er vaak naast is het lezen waard voordat je aanneemt dat een scanner dit netjes oplost, maar het overtypen verdwijnt er wel mee.
De tweede is de smaaknotitie zelf. De meeste mensen gebruiken daar een cel met vrije tekst voor, en vrije tekst is echt de snelste manier om vast te leggen wat je op dat moment dacht. De prijs betaal je later: "vol, licht zoet, goede trek" uit januari en "zoetig, trok lekker, stevig" uit oktober zijn dezelfde sigaar, twee keer met andere woorden beschreven, en een spreadsheet kan dat onmogelijk weten. Je zit uiteindelijk oude regels uit je geheugen te herlezen in plaats van ergens op te filteren.
De derde is terugvinden zodra het blad echte geschiedenis bevat. Filters en draaitabellen kunnen "hoeveel Nicaraguaanse puros heb ik" beantwoorden, mits je élke keer perfect consistent hebt gespeld. Ze kunnen niet beantwoorden "welke box-pressed sigaren heb ik eigenlijk het hoogst beoordeeld", tenzij je die structuur vanaf regel één hebt ingebouwd en er nooit van bent afgeweken.
Spreadsheet versus app, taak voor taak
| Taak | Spreadsheet | App |
|---|---|---|
| Tellen wat er in de humidor ligt | Snel, geen installatie, werkt vandaag | Zelfde resultaat, plus aantallen die meebewegen als je items logt of afvoert |
| Een nieuwe sigaar toevoegen | Elk veld zelf typen, elke keer weer | Zoek of scan hem, en gematchte velden vullen zichzelf in |
| Smaaknotities | Vrije tekst, snel, later niet vergelijkbaar | Gestructureerde velden waarop je later kunt filteren, als de app die heeft |
| Werken zonder bereik | Werkt altijd, het is een lokaal bestand | Hangt volledig af van of de app offline schrijfacties in de wachtrij zet |
| Je gegevens er weer uit krijgen | Het is al een bestand dat van jou is | Alleen als de app een echte export biedt, dus controleer dat vooraf |
| Kosten | Gratis | Vaak gratis voor de basis, soms een abonnement voor de rest |
Wie kan dus gewoon bij een spreadsheet blijven?
Als je collectie klein en stabiel is, als het je vooral om een telling gaat en niet om een doorzoekbare smaakgeschiedenis, en als je een app met tegenzin zou openen: blijf bij de spreadsheet. Een app die je laat liggen levert nul regels op. Een spreadsheet die je wél bijhoudt, hoe basaal ook, levert een echt overzicht op. Consequent zijn wint het van verfijning, en die afweging is niets om je voor te schamen.
Het punt waarop het niet meer volstaat is specifiek, niet vaag: het moment waarop je je eigen geschiedenis een vraag wilt stellen die een filter niet kan beantwoorden zonder dat je jarenlang feilloos consistent bent geweest, of het moment waarop het overtypen van elk veld de reden wordt dat je helemaal stopt met loggen. Een gestructureerde smaakwoordenschat bestaat precies voor dat tweede probleem. Die van Paradigm bijvoorbeeld sorteert notities in zes hoofdcategorieën: Koffie, Nootachtig, Zoet, Hout & Vegetaal, Natuurlijk, en Kruiden & Specerijen, juist zodat een notitie van dit jaar en een van drie jaar geleden in hetzelfde vakje belanden zonder dat jij er iets extra's voor doet. Hoe sigarensmaken worden ingedeeld, en wat een term als 'barnyard' eigenlijk betekent behandelt wat er in zo'n woordenschat zit.
En als je met een spreadsheet begint en er overheen groeit?
Aan beginnen met een spreadsheet is niets verloren. De meeste tracking-apps kunnen een CSV importeren, dus je bestaande regels zijn geen verzonken kosten, ze zijn een voorsprong. De gewoonte om consequent te loggen is het echt lastige deel, en die heb je dan al opgebouwd.
Ga je op dat moment toch een app zoeken, dan draait de keuze niet echt om een lijstje functies, maar om een handvol weinig glamoureuze vragen: verlaten je gegevens het apparaat waarop je ze hebt ingetypt, kun je ze er weer uit krijgen als een echt bestand in plaats van een screenshot, en wat gebeurt er zodra je bereik verliest op een plek met slechte ontvangst, wat op de meeste humidors slaat. Waar je echt op moet letten bij een sigarenjournaal of humidor-trackingapp loopt precies die vragen langs voordat je je ergens aan vastlegt. En voor een eerlijke blik met alle schoonheidsfoutjes op specifieke apps in plaats van een functielijst: welke sigaren-trackingapp moet je gebruiken laat zien waar elke app echt sterk in is.
De korte versie
- Een spreadsheet is een volstrekt juiste keuze voor een kleine, stabiele collectie waarbij tellen belangrijker is dan een doorzoekbare smaakgeschiedenis.
- Het loopt vast op drie specifieke punten: handmatige invoer van elk veld, vrije-tekstnotities die niet meer vergelijkbaar zijn, en filteren dat alleen werkt als je perfect consistent was.
- Een app die je laat liggen levert niets op. Stap er niet op over alleen omdat een spreadsheet weinig sexy aanvoelt.
- Groei je over de spreadsheet heen, dan zijn je regels niet verspild. De meeste apps importeren een CSV, en de gewoonte gaat mee.
- Controleer voordat je een app kiest waar je gegevens staan, of je ze kunt exporteren, en hoe de app zich gedraagt zonder bereik.